Хто збирає документи і куди їх подають
Пакет на дозвіл на роботу формує і подає роботодавець, а не іноземець. Це може бути компанія або ФОП, і для ФОПа вимоги ті самі, про що окремо розказано в статті про дозвіл, коли роботодавець ФОП. Документи подають до територіального центру зайнятості особисто або через уповноважену особу, у паперовій чи електронній формі. Рішення про видачу дозволу центр зайнятості ухвалює в строк до семи робочих днів.
Перелік документів встановлює стаття 42-2 Закону «Про зайнятість населення», і він вичерпний. Закон прямо забороняє вимагати те, чого в переліку немає. Це добра новина, бо список короткий. Погана новина в тому, що кожен документ із короткого списку перевіряють прискіпливо.
Чек-лист документів
0/6 готовоБазовий пакет для найманого працівника
Для звичайного найманого працівника, а це найпоширеніший випадок, подають пʼять позицій. Перша з них заява за формою, затвердженою Кабінетом Міністрів. У ній роботодавець підтверджує, що посада не повʼязана з громадянством України і не вимагає допуску до державної таємниці.
Далі йде копія сторінок паспорта іноземця з особистими даними разом із перекладом українською. Переклад засвідчують у встановленому порядку, і на практиці це нотаріус. Третя позиція кольорова фотокартка розміром 3,5 × 4,5 сантиметра. Четверта проєкт трудового договору або гіг-контракту, засвідчений роботодавцем. Пʼята документ про внесення плати за дозвіл.
Якщо документи подає не директор чи ФОП особисто, додають довіреність на представника. А якщо в іноземця є по батькові, але в документах його не вказують, у нашій практиці до пакета йде короткий супровідний лист із проханням не зазначати по батькові. Так усі документи пакета виглядають однаково.
Додаткові документи за категоріями
Для інших категорій працівників закон додає свої документи. Таблиця нижче показує, що саме.
Вимоги до трудового договору
Проєкт договору центр зайнятості читає уважніше за інші документи. Умови мають відповідати трудовому законодавству, і невідповідність прямо названа серед підстав зупинити розгляд. Головне, на що дивляться, це посада і зарплата. Зарплата за повну місячну норму праці не може бути нижчою за мінімальну заробітну плату, встановлену на рік подання. У 2026 році це 8 647 грн.
Колишню вимогу платити іноземцю кілька мінімальних зарплат скасовано ще у 2022 році. Деякі сайти й довідники досі її повторюють, і через це роботодавці завищують оклад у договорі без потреби. Дату в проєкті договору лишають порожньою, бо день підписання ще невідомий, а сам договір підписують після отримання дозволу.
На чому пакет зупиняють
Розгляд зупиняють, коли документів бракує, коли вони не відповідають вимогам закону, коли в них недостовірні дані або коли заяву подала особа без повноважень. Орфографічні та друкарські помилки, які не змінюють змісту, підставою не є. Проте номер паспорта чи написання імені до дрібниць не належать.
Ми перевіряємо кожне поле не «між документами», а з первинним джерелом. Номер паспорта звіряємо з машинозчитуваною зоною паспорта, імʼя українською беремо з нотаріального перекладу, назву країни громадянства з короткої форми офіційного класифікатора країн. Якщо всі документи заповнено з одного помилкового джерела, вони збігаються між собою і водночас усі неправильні. Звірка «між собою» такої помилки не виявить.
Досвід юриста
Найпідступніша помилка в моїй практиці стосувалася номера паспорта. Програма розпізнавання тексту прочитала на одну цифру більше, і помилка тихо пройшла в усі документи пакета. Між собою вони збігалися ідеально. Знайшли її лише тоді, коли звірили номер із машинозчитуваною зоною паспорта. Відтоді ми звіряємо кожен номер із нею, а не з попередніми документами.
Друга типова проблема виникає з фото. У побуті кажуть «фото три на чотири», а потрібно саме 3,5 × 4,5 сантиметра. Фото, розтягнуте на весь аркуш, теж не годиться. Третя стосується громадян Узбекистану і Таджикистану, чиї імена мають кілька варіантів транслітерації. Ми обираємо один варіант на старті і тримаємо його в усіх документах, від перекладу до договору. Це заощаджує тижні, коли пізніше людина оформлює посвідку.
Після отримання дозволу пакет ще не закритий. Роботодавець має укласти трудовий договір не пізніш як за 90 календарних днів з дати видачі і подати засвідчену копію протягом десять днів. Для продовження набір документів інший, коротший, про нього в статті про продовження дозволу. А для подальшої посвідки знадобиться окремий пакет, описаний у статті про документи для посвідки.
Якщо хочете передати пакет фахівцям, оформлення дозволу на роботу ми ведемо від збору даних з реєстру до видачі дозволу.
Офіційні джерела
Часті запитання
Чи потрібен апостиль на паспорт іноземця?+
Ні, для дозволу на роботу подають копію сторінок паспорта з перекладом українською, засвідченим у встановленому порядку. На практиці переклад засвідчує нотаріус. Апостиль або легалізація потрібні для інших іноземних документів, наприклад диплома студента.
Хто має платити за дозвіл?+
Документ про внесення плати додає до заяви роботодавець. У нашій практиці платником виступає сам роботодавець або його повірений. Якщо заплатила інша особа, до пакета додають окремий лист про визнання платежу.
Чи можна подати документи електронно?+
Закон дозволяє подання особисто роботодавцем або уповноваженою особою в паперовій чи електронній формі. Вибір способу залежить від того, чи має роботодавець кваліфікований електронний підпис і доступ до відповідних сервісів.
Чи можуть вимагати документи, яких немає в законі?+
Ні. Перелік у статті 42-2 вичерпний, і вимагати інші документи центр зайнятості не має права. Якщо просять щось понад перелік, варто попросити пояснити, на якій нормі ґрунтується вимога.
Що буде, якщо в документах описка?+
Технічні помилки, які не спотворюють змісту, не є підставою зупиняти розгляд. Але розбіжність у номері паспорта чи написанні імені технічною помилкою не вважається, і через неї розгляд зупиняють.
Стаття має довідковий характер і не є індивідуальною юридичною консультацією.