Чому розбіжність в імені небезпечна
Українські органи звіряють дані іноземця з державними реєстрами. Якщо імʼя в новому документі записане інакше, ніж у попередніх, реєстр бачить іншу людину. Для ДМС це прямий привід відмовити, бо серед підстав відмови в посвідці Порядок № 322 називає ситуацію, коли дані з реєстрів не підтверджують поданої інформації. Для центру зайнятості неправильне імʼя чи номер паспорта є недостовірними даними, і розгляд заяви на дозвіл зупиняють.
Розбіжність не завжди помітна оку. «І» та «Ї», «Е» та «Є», подвоєна приголосна чи інше закінчення по батькові для реєстру означають різні записи. Тому виправляти розбіжність треба до подачі, а не після відмови. Про інші документи, які іноземець оформлює в перші місяці, розказано в гіді з перших кроків в Україні.
Чек-лист документів
0/4 готовоЗвідки беруться різні написання
Найчастіше причина в транслітерації. Латинську літеру можна передати кирилицею кількома способами, і різні перекладачі обирають різні варіанти. Готових правил, які можна механічно застосувати до будь-якого імені, немає. Написання вирішують індивідуально, і головна вимога одна. Воно має збігатися з українськими документами, які в людини вже є, тож перекладачу варто показати їх ще до початку роботи.
Друга причина в програмах розпізнавання тексту. Вони плутають схожі літери і цифри, додають зайвий символ у номер паспорта. Третя причина в тому, що людина за роки отримує документи в різних місцях, і кожен перекладач робить по-своєму. Без звірки з попередніми документами розбіжність майже неминуча.
Що вважати еталоном
Для кожного поля є своє надійне джерело. Номер паспорта беруть із машинозчитуваної зони, рядків із символами внизу сторінки з фото, а не з візуального поля. Для паспортів Узбекистану і Таджикистану номер має сталу довжину, і контроль довжини ловить більшість помилок.
Імʼя українською беруть із нотаріального перекладу паспорта. Але якщо в людини вже є українські документи, насамперед видана посвідка, саме вони стають пріоритетним джерелом. Новий переклад має відтворювати написання з посвідки, навіть якщо інший варіант здається правильнішим. Як правильно замовити переклад, пояснює стаття про нотаріальний переклад.
Як виправити вже допущену розбіжність
Якщо розбіжність лише в пакеті, який ще не подано, виправляють сам пакет. Переклад роблять заново з правильним написанням, а заяву, договір та інші документи узгоджують із ним. Виправлення від руки на засвідченому документі краще не робити.
Коли помилка вже потрапила у видану посвідку, її обмінюють. Пункт 18 Порядку № 322 передбачає обмін у разі встановлення розбіжностей у записах, а документи подають протягом одного місяця. Як проходить обмін, розказано в статті про обмін посвідки.
Помилку в дозволі на роботу виправляє роботодавець заявою про внесення змін, і вона безкоштовна. Деталі в статті про зміни до дозволу.
Новий паспорт з іншим написанням
Буває, що в новому паспорті країна змінила транслітерацію імені. Тоді новий паспорт тягне обмін посвідки і зміни до дозволу на роботу, а нове написання потрібно зафіксувати як еталон для всіх наступних документів. Важливо не змішувати старе і нове написання в одному пакеті.
Як не допустити розбіжності
Найпростіше запобігти розбіжності на старті. Перед першим українським документом вирішіть, як ваше імʼя пишеться кирилицею, і тримайтеся цього в усіх процедурах. Корисно мати під рукою короткий аркуш із правильним написанням імені, прізвища і по батькові, номером паспорта і датою народження. Його можна показувати перекладачу, бухгалтеру роботодавця і в ЦНАП.
Якщо у вас кілька паспортів, наприклад через подвійне громадянство, памʼятайте, що ДМС вимагає подавати всі паспортні документи. Дані в них можуть відрізнятися, і це варто пояснити заздалегідь, а не на співбесіді.
Досвід юриста
Показова пастка стосується номера паспорта. Буває, що програма розпізнавання додає одну цифру, і помилка проходить в усі документи пакета. Між собою документи збігаються ідеально, тож звірка «документ проти документа» нічого не покаже. Помилку видно лише тоді, коли номер звіряють з машинозчитуваною зоною паспорта.
Тому ми перевіряємо кожне поле не з іншими документами пакета, а з первинним джерелом. А перед будь-яким перекладом просимо клієнта показати всі українські документи, які в нього вже є. Це займає кілька хвилин і заощаджує тижні.
Якщо в ваших документах уже є розбіжності, нотаріальний переклад документів ми робимо з повною звіркою, а для посвідки, яка потребує обміну, готуємо пакет на обмін.
Офіційні джерела
Часті запитання
Чому одне імʼя пишуть по-різному?+
Бо латинські літери можна передати кирилицею кількома способами, а різні перекладачі і програми обирають різні варіанти. Тому написання вирішують індивідуально, і воно має збігатися з українськими документами, які у вас уже є.
Яке написання правильне?+
Те, яке вже зафіксоване у ваших українських документах, насамперед у виданій посвідці. Для нових документів беруть нотаріальний переклад паспорта і тримаються його в усіх наступних процедурах.
Що робити, якщо помилка вже в посвідці?+
Виявлена помилка чи розбіжність у записах є підставою для обміну посвідки. Документи на обмін подають до ДМС, і виправлене написання потім переходить у всі нові документи.
Чи може помилка в номері паспорта зупинити дозвіл на роботу?+
Так. Неправильний номер паспорта центр зайнятості не вважає технічною описком, і розгляд заяви зупиняють. Номер треба звіряти з машинозчитуваною зоною паспорта, а не з іншими документами.
Стаття має довідковий характер і не є індивідуальною юридичною консультацією.