Коли іноземцю потрібен нотаріальний переклад документів і як його зробити?

Де без перекладу не обійтися

Українські органи працюють з документами українською мовою. Тому майже кожна процедура іноземця починається з перекладу паспорта. Порядок № 322 вимагає для посвідки переклад сторінки паспорта з особистими даними, засвідчений у встановленому законодавством порядку. Закон «Про зайнятість населення» вимагає того самого для дозволу на роботу. Про інші перші документи іноземця розказано в гіді з перших кроків в Україні.

Окрім паспорта, перекладають іноземні документи, на яких тримається підстава. Це свідоцтво про шлюб для посвідки через шлюб, свідоцтва про народження дітей для возʼєднання сімʼї, дипломи і довідки. Ці документи спершу легалізують у країні видачі, а вже потім перекладають.

Що означає «засвідчений переклад»

Норми про посвідку і дозвіл кажуть «засвідчений у встановленому порядку» і не пишуть слово «нотаріально». На практиці ДМС і центри зайнятості приймають переклад, на якому нотаріус засвідчив підпис перекладача. Переклад лише з печаткою бюро для цих процедур, як правило, не годиться, тож ми одразу робимо нотаріальний.

Є і винятки. Для отримання податкового номера без посвідки достатньо перекладу паспорта, засвідченого печаткою бюро перекладів. А якщо посвідка вже є, переклад паспорта для податкового номера не потрібен зовсім, бо посвідка посвідчує особу. Детально про податковий номер розказано в статті про ІПН для іноземця.

Імʼя в перекладі стає еталоном

Найважливіше в перекладі паспорта не печатка, а написання імені. Імʼя з перекладу переходить у заяву на дозвіл, у сам дозвіл, у посвідку і далі в банківські договори. Якщо раніше іноземцю вже оформлювали українські документи, імʼя в новому перекладі має збігатися з ними до літери.

Написання імені в перекладі вирішують індивідуально. Головна вимога в тому, щоб воно збігалося з українськими документами, які в людини вже є. Розбіжності на кшталт «І» та «Ї» чи «Е» та «Є» для реєстру означають іншу людину. Більше про такі пастки в статті про помилки, через які відмовляють у посвідці.

Іноземні документи: спершу апостиль

Свідоцтво про шлюб чи диплом, видані за кордоном, без легалізації в Україні не працюють. Для країн Гаазької конвенції ставлять апостиль, для інших оформлюють консульську легалізацію, з частиною країн легалізація не потрібна. Усе це роблять у країні, яка видала документ. Як визначити процедуру, пояснює стаття про апостиль і легалізацію.

Порядок дій має значення. Спершу апостиль на оригінал, потім переклад в Україні разом з апостилем. Якщо перекласти документ за кордоном, переклад теж доведеться засвідчити, а іноді і апостилювати окремо.

Який переклад для якої процедури

Вимоги до перекладу трохи різняться залежно від органу:

• для посвідки в ДМС потрібен засвідчений переклад сторінки паспорта з особистими даними, на практиці нотаріальний;
• для дозволу на роботу в центрі зайнятості потрібен такий самий засвідчений переклад, і в пакеті він іде разом із копією паспорта;
• для податкового номера без посвідки вистачає перекладу з печаткою бюро, а з посвідкою переклад не потрібен;
• для свідоцтв про шлюб чи народження спершу роблять апостиль або легалізацію, а потім засвідчений переклад.

Як перевірити переклад

Перевіряти переклад треба з паспортом у руках, символ за символом. Номер паспорта звіряйте з машинозчитуваною зоною внизу сторінки з фото, а не з попередніми документами. Дату народження і місце народження звіряйте з оригіналом. Для громадян Узбекистану і Таджикистану номер паспорта має певну кількість символів, і зайва цифра, яку додала програма розпізнавання тексту, трапляється частіше, ніж здається.

Якщо в перекладі знайшли помилку після нотаріального засвідчення, безпечніше перекласти заново. Виправлення від руки на засвідченому перекладі ризиковані, бо документ із незастереженими виправленнями можуть не прийняти.

Досвід юриста

Більшість проблем із перекладами в нашій практиці починається з того, що клієнт приносить переклад, зроблений «десь раніше». Імʼя в ньому записане інакше, ніж у вже виданих українських документах, і ніхто цього не помітив. Тому ми перекладаємо паспорт самі і перед перекладом звіряємо написання з усіма документами клієнта.

Друга порада стосується запасу. Нотаріально засвідчений переклад паспорта знадобиться для кількох процедур поспіль, від дозволу на роботу до посвідки. Замовляйте кілька примірників одразу, це дешевше, ніж повертатися до нотаріуса.

Якщо потрібен переклад без ризику розбіжностей, нотаріальний переклад документів ми робимо з перевіркою за попередніми документами. Що ще входить у пакет для дозволу, описано в статті про документи для дозволу на роботу.

Часті запитання