Когда иностранцу в Украине нужен нотариальный перевод документов и как его сделать?

Где без перевода не обойтись

Украинские органы работают с документами на украинском языке. Поэтому почти любая процедура иностранца начинается с перевода паспорта. Для ВНЖ, то есть вида на жительство, это требует Порядок № 322, утвержденный постановлением Кабинета министров Украины. Нужен перевод страницы паспорта с личными данными, заверенный в установленном законом порядке. Закон «О занятости населения» требует того же для разрешения на работу. О других первых документах иностранца рассказано в гиде по первым шагам в Украине.

Кроме паспорта, переводят иностранные документы, на которых держится основание для ВНЖ. Это свидетельство о браке, если ВНЖ оформляют через брак. Это свидетельства о рождении детей для воссоединения семьи. Сюда же относятся дипломы и справки. Такие документы сначала легализуют в стране выдачи и только потом переводят.

Что значит «заверенный перевод»

Нормы о ВНЖ и о разрешении на работу говорят «заверенный в установленном порядке». Слово «нотариально» в них не написано. На практике ГМС, то есть Государственная миграционная служба, и центры занятости принимают перевод, на котором нотариус заверил подпись переводчика. Перевод только с печатью бюро переводов для этих процедур, как правило, не подходит. Поэтому мы сразу делаем нотариальный перевод.

Есть и исключения. Это касается налогового номера, его еще называют ИНН. Чтобы получить его без ВНЖ, достаточно перевода паспорта с печатью бюро переводов. А если ВНЖ уже есть, перевод паспорта для налогового номера не нужен совсем, потому что ВНЖ удостоверяет личность. Подробно о налоговом номере рассказано в статье об ИНН для иностранца.

Имя в переводе становится образцом

Самое важное в переводе паспорта не печать, а написание имени. Имя из перевода переходит в заявление на разрешение, в само разрешение, в ВНЖ и дальше в банковские договоры. Если иностранцу раньше уже оформляли украинские документы, имя в новом переводе должно совпадать с ними до буквы.

Написание имени в переводе решают индивидуально. Главное требование в том, чтобы оно совпадало с украинскими документами, которые у человека уже есть.

Обратите внимание на похожие украинские буквы. Расхождения вроде «І» и «Ї» или «Е» и «Є» для реестра означают другого человека. Больше о таких ловушках в статье об ошибках, из-за которых отказывают в ВНЖ.

Иностранные документы, сначала апостиль

Свидетельство о браке или диплом, выданные за границей, без легализации в Украине не работают. Для стран Гаагской конвенции ставят апостиль, то есть специальный штамп, который подтверждает подпись и печать. Для других стран оформляют консульскую легализацию. С частью стран легализация не нужна вообще. Все это делают в стране, которая выдала документ. Как определить нужную процедуру, объясняет статья об апостиле и легализации.

Порядок действий важен. Сначала ставят апостиль на оригинал. Потом в Украине переводят документ вместе с апостилем. Если перевести документ за границей, перевод тоже придется заверить, а иногда и поставить на него отдельный апостиль.

Какой перевод для какой процедуры

Требования к переводу немного отличаются в зависимости от органа:

• для ВНЖ в ГМС нужен заверенный перевод страницы паспорта с личными данными, на практике нотариальный;
• для разрешения на работу в центре занятости нужен такой же заверенный перевод, в пакете он идет вместе с копией паспорта;
• для налогового номера без ВНЖ хватает перевода с печатью бюро, а с ВНЖ перевод не нужен;
• для свидетельств о браке или о рождении сначала делают апостиль или легализацию, а потом заверенный перевод.

Как проверить перевод

Проверять перевод нужно с паспортом в руках, символ за символом. Номер паспорта сверяйте с машиночитаемой зоной внизу страницы с фото, а не с прежними документами. Дату и место рождения сверяйте с оригиналом.

У граждан Узбекистана и Таджикистана в номере паспорта определенное количество символов. Программа распознавания текста иногда добавляет лишнюю цифру, и это случается чаще, чем кажется.

Если ошибку нашли уже после нотариального заверения, безопаснее перевести документ заново. Исправления от руки на заверенном переводе рискованны, потому что документ с исправлениями без оговорки могут не принять.

Опыт юриста

Большинство проблем с переводами в нашей практике начинается с того, что клиент приносит перевод, сделанный «где-то раньше». Имя в нем записано иначе, чем в уже выданных украинских документах, и никто этого не заметил. Поэтому мы переводим паспорт сами. Перед переводом я сверяю написание имени со всеми документами клиента.

Второй совет касается запаса. Нотариально заверенный перевод паспорта понадобится для нескольких процедур подряд, от разрешения на работу до ВНЖ. Заказывайте несколько экземпляров сразу. Это дешевле, чем возвращаться к нотариусу.

Если нужен перевод без риска расхождений, мы делаем нотариальный перевод документов со сверкой по прежним документам. Что еще входит в пакет для разрешения, описано в статье о документах для разрешения на работу.

Частые вопросы