Когда на документ нужен апостиль, а когда консульская легализация?

Три пути для документа

Официальный документ одной страны не работает в другой автоматически. Чтобы его приняли, подтверждают подлинность подписи и печати. Сделать это можно тремя способами. Какой подходит, решает не вид документа, а страна, где им будут пользоваться. Поэтому первый вопрос всегда один, для какой страны документ.

Первый путь самый простой, легализация не нужна. Так бывает, когда между странами действует договор о правовой помощи. Второй путь называется апостиль. Это упрощенная процедура для стран, которые участвуют в Гаагской конвенции 1961 года. Третий путь называется консульской легализацией. Она нужна для стран, которые к конвенции не присоединились.

Шире о первых документах иностранца в Украине рассказано в гиде по первым шагам.

Апостиль

Апостиль это штамп. Он подтверждает подлинность подписи человека, который подписал документ, и его полномочия. Еще он подтверждает подлинность печати или штампа на документе. Содержание документа апостиль не подтверждает. Документ с апостилем принимают во всех странах конвенции без дополнительных процедур.

В Украине апостиль ставят три органа. Кто за что отвечает, определяет постановление КМУ № 61, то есть Кабинета министров Украины. Министерство образования и науки (МОН) ставит апостиль на документы учебных заведений. Это дипломы, аттестаты, справки и учебные планы. Министерство юстиции (Минюст) ставит апостиль на документы органов юстиции и судов. К ним относятся свидетельства органов ДРАЦС, выписки из реестра актов гражданского состояния и документы, оформленные нотариусами. ДРАЦС это украинский орган регистрации актов гражданского состояния, по сути ЗАГС. Министерство иностранных дел (МИД) ставит апостиль на все остальные документы.

Подавать документы можно не только в сами министерства. Документы на апостиль Минюста принимают в отделах ДРАЦС. Документы об образовании можно подать через Паспортный сервис. В МИД документы можно отправить почтой.

Консульская легализация

Для стран вне Гаагской конвенции документ проходит цепочку заверений. Обычно сначала его заверяет нотариус. Потом документ легализуют в Министерстве юстиции, затем в Министерстве иностранных дел. Последний шаг делают в посольстве или консульстве страны, куда везут документ.

Состав участников конвенции меняется, за последние годы к ней присоединились несколько крупных государств. Поэтому перед выбором процедуры проверяйте актуальный перечень на сайте Гаагской конференции по международному частному праву.

Цепочка зависит от документа. Для оригинала свидетельства ДРАЦС нового украинского образца нотариальный этап не нужен. Подпись и печать на нем заверяет межрегиональное управление Минюста. Свидетельства старого советского образца МИД не легализует. Сначала нужно получить повторное свидетельство.

Главное ограничение консульской легализации касается страны. Легализованный документ действует только в той стране, чье консульство его заверило. Для другой страны процедуру проходят заново.

Когда легализация не нужна

У Украины есть договоры о правовой помощи с рядом стран. Документы из этих стран принимают без апостиля и легализации. Среди них Азербайджан, Беларусь, Армения, Вьетнам, Грузия, Казахстан, Кыргызстан, Молдова, Польша, Таджикистан, Узбекистан и другие. Для большинства стран бывшего СССР действует многосторонняя конвенция о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам.

На практике органы не всегда одинаково применяют эти договоры. Поэтому для документов, которые иностранец подает сам, мы закладываем апостиль в бюджет и сроки, если страна выдачи участвует в Гаагской конвенции. Так безопаснее, чем спорить с инспектором.

Когда апостиль поставить нельзя

Апостиль не ставят на следующие документы:

Откажут и в других случаях. Например, если текст невозможно прочитать, документ подписан карандашом или получен по факсу. Отказ будет и тогда, когда в документе есть исправления без оговорки, или у органа нет образца подписи и печати.

Для документов частных организаций, например справки частной клиники, работает аффидевит. Человек подписывает у нотариуса заявление, в котором повторяет нужные факты. Нотариус это заявление удостоверяет. Апостиль Минюст ставит уже на аффидевит.

• характеристики;
• профсоюзные билеты;
• документы о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям;
• разрешения на оружие;
• нормативные акты;
• документы с признаками переписки;
• документы заграничных дипломатических учреждений Украины;
• административные документы для коммерческих или таможенных операций.

Иностранные документы для Украины

Бывает, что документ выдан за границей, а нужен в Украине. Например, свидетельство о браке для ВНЖ, то есть вида на жительство. Тогда апостиль или легализацию делают в стране, которая выдала документ. Украинские органы ставят апостиль только на украинские документы.

После этого документ переводят на украинский язык, об этом рассказано в статье о нотариальном переводе. Как иностранные документы используют для ВНЖ, описано в статье о документах для ВНЖ.

Опыт юриста

Чаще всего время теряется из-за неправильного первого вопроса. Клиент спрашивает, сколько стоит апостиль. А мы сначала спрашиваем, для какой страны документ. От ответа зависит, нужен ли апостиль вообще, хватит ли договора или придется проходить легализацию через посольство.

Второй совет касается перевода. Когда на документе уже стоит апостиль, уточните еще раз, нужен ли перевод. И не понадобится ли второй апостиль на сам перевод. Этот вопрос мы задаем дважды, в начале и при выдаче документа. Именно здесь чаще всего приходится возвращаться.

Если не хотите разбираться в полномочиях министерств, мы оформляем апостиль и консульскую легализацию от анализа документа до выдачи.

Частые вопросы