Коли документу потрібен апостиль, а коли консульська легалізація?

Три шляхи для документа

Офіційний документ однієї країни не працює в іншій автоматично. Щоб його прийняли, підтверджують справжність підпису і печатки, і є три способи це зробити. Який підходить, вирішує не вид документа, а країна, де ним будуть користуватися. Тому перше питання завжди звучить так, для якої країни документ.

Перший шлях полягає в тому, що легалізація не потрібна. Так буває, коли між країнами діє договір про правову допомогу. Другий шлях це апостиль, спрощена процедура для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Третій шлях це консульська легалізація для країн, які до конвенції не приєдналися. Ширше про перші документи іноземця в Україні розказано в гіді з перших кроків.

Апостиль

Апостиль це штамп, який засвідчує справжність підпису особи, що підписала документ, її повноваження і справжність печатки чи штампа. Він не засвідчує зміст документа. Документ з апостилем приймають у всіх країнах-учасницях конвенції без додаткових процедур.

В Україні апостиль ставлять три органи, і розподіл між ними визначає постанова КМУ № 61. Міністерство освіти і науки апостилює документи закладів освіти, тобто дипломи, атестати, довідки і навчальні плани. Міністерство юстиції апостилює документи органів юстиції і судів, свідоцтва органів ДРАЦС, витяги з реєстру актів цивільного стану і документи, оформлені нотаріусами. Міністерство закордонних справ апостилює всі інші документи.

Подавати документи можна не лише в самі міністерства. Документи для апостиля Мінʼюсту приймають у відділах ДРАЦС, документи освіти можна подати через Паспортний сервіс, до МЗС документи можна надіслати поштою.

Консульська легалізація

Для країн поза Гаазькою конвенцією документ проходить ланцюжок засвідчень. Зазвичай це нотаріальне засвідчення, далі легалізація в Міністерстві юстиції, потім у Міністерстві закордонних справ і нарешті в посольстві чи консульстві країни призначення. Склад учасників конвенції змінюється, за останні роки до неї приєдналися кілька великих держав. Тому перед вибором процедури перевіряйте актуальний перелік на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права.

Ланцюжок залежить від документа. Для оригіналу свідоцтва ДРАЦС нового українського зразка нотаріальний етап не потрібен, бо підпис і печатку засвідчує міжрегіональне управління Мінʼюсту. Свідоцтва старого радянського зразка МЗС не легалізує, і спершу треба отримати повторне свідоцтво.

Головне обмеження консульської легалізації полягає в тому, що легалізований документ діє лише в тій країні, консульство якої його засвідчило. Для іншої країни процедуру проходять заново.

Коли легалізація не потрібна

Україна має договори про правову допомогу з низкою країн, і документи з них приймають без апостиля і легалізації. Серед них Азербайджан, Білорусь, Вірменія, Вʼєтнам, Грузія, Казахстан, Киргизстан, Молдова, Польща, Таджикистан, Узбекистан та інші. Для більшості країн колишнього СРСР діє багатостороння конвенція про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах.

Проте на практиці органи не завжди однаково застосовують ці договори. Тому для документів, які іноземець подає сам, ми закладаємо апостиль у бюджет і строки, якщо країна видачі є учасницею Гаазької конвенції. Так безпечніше, ніж сперечатися з інспектором.

Коли апостиль поставити не можна

Апостиль не ставлять на характеристики, профспілкові квитки, документи про приналежність до станів і віросповідань, дозволи на зброю, нормативні акти, документи з ознаками листування, документи закордонних дипустанов України і адміністративні документи для комерційних чи митних операцій. Відмовлять і тоді, коли текст неможливо прочитати, документ підписано олівцем або отримано факсом, у ньому є незастережені виправлення, чи орган не має зразка підпису і печатки.

Для документів приватних установ, наприклад довідки приватної клініки, працює афідевіт. Людина підписує в нотаріуса заяву, яка відтворює потрібні факти, нотаріус її посвідчує, а апостиль Мінʼюст ставить уже на афідевіт.

Іноземні документи для України

Якщо документ видано за кордоном і він потрібен в Україні, наприклад свідоцтво про шлюб для посвідки, апостиль чи легалізацію роблять у країні, яка його видала. Українські органи апостилюють лише українські документи. Після цього документ перекладають українською, про що розказано в статті про нотаріальний переклад. Як іноземні документи використовують для посвідки, описано в статті про документи для посвідки.

Досвід юриста

Найчастіше час губиться через неправильне перше питання. Клієнт питає «скільки коштує апостиль», а ми спершу питаємо, для якої країни документ. Від відповіді залежить, чи потрібен апостиль узагалі, чи вистачить договору, чи доведеться проходити легалізацію через посольство.

Друга порада стосується перекладу. Коли документ уже апостильований, уточніть ще раз, чи потрібен переклад і чи не знадобиться другий апостиль на нього. Це питання ми ставимо двічі, на старті і при видачі документа, бо саме тут найчастіше доводиться повертатися.

Якщо не хочете розбиратися в повноваженнях міністерств, апостиль і консульську легалізацію ми оформлюємо від аналізу документа до видачі.

Часті запитання