Як іноземній компанії відкрити філію чи представництво в Україні?

Що таке філія і представництво

Філія і представництво це відокремлені підрозділи іноземної компанії в Україні. Вони не є окремими юридичними особами і діють від імені компанії, яка їх створила. Через них іноземна компанія може мати присутність в Україні, не засновуючи українського ТОВ. За зобовʼязаннями підрозділу відповідає сама іноземна компанія. Як вибрати між представництвом і іншими формами, пояснює стаття про ТОВ, ФОП чи представництво.

Що змінилося у 2023 році

Довгий час представництва іноземних компаній реєстрували в Міністерстві економіки за правилами Закону «Про зовнішньоекономічну діяльність». Закон № 3257-IX від 14 липня 2023 року змінив цей порядок. Тепер відокремлені підрозділи юридичних осіб, утворених за законодавством іноземної держави, реєструють у Єдиному державному реєстрі за Законом № 755-IV, так само як українські компанії.

Тому старі інструкції про акредитацію представництв у міністерстві застаріли. Перевіряйте дату матеріалу, на який спираєтеся, і звіряйте його з чинною редакцією Закону № 755-IV. Загальний огляд бізнесу для іноземців дає гід з бізнесу для іноземців.

Хто подає документи

Тут закон встановлює важливе обмеження. Подати документи для реєстрації створення відокремленого підрозділу від імені іноземної компанії може лише особа з числа спеціально визначених субʼєктів первинного фінансового моніторингу, які працюють одноособово. Тобто звичайна довіреність на працівника чи знайомого тут не підходить.

Для подальших реєстраційних дій щодо вже створеного підрозділу, наприклад змін, заявником може бути представник підрозділу.

Документи

Стаття 22 Закону № 755-IV встановлює перелік документів для реєстрації створення підрозділу:

Документи, видані за кордоном, легалізують або засвідчують апостилем і перекладають українською. Як визначити процедуру, пояснює стаття про апостиль і легалізацію.

• заява про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу;
• рішення іноземної компанії про створення підрозділу;
• рішення Національного банку про акредитацію, якщо підрозділ створює іноземний банк;
• документ про реєстрацію іноземної компанії в країні її місцезнаходження, наприклад витяг з торговельного реєстру;
• структура власності іноземної компанії, якщо в реєстрі немає актуальної;
• копія документа, що посвідчує особу і громадянство кінцевого бенефіціарного власника;
• положення чи інший установчий документ підрозділу;
• документ про сплату адміністративного збору.

Податковий облік

Пункт 64.5 Податкового кодексу зобовʼязує нерезидентів, які діють в Україні через відокремлені підрозділи, зокрема постійні представництва, стати на облік у податковій. Заяву подають у встановлений кодексом строк після реєстрації підрозділу до податкової за його місцезнаходженням. Як оподатковується підрозділ, залежить від того, чи веде він господарську діяльність, і це варто зʼясувати з бухгалтером. Загальну картину описує стаття про податки для іноземця-підприємця.

Працівники-іноземці

Головна міграційна перевага представництва стосується працівників. Частина шоста статті 42 Закону «Про зайнятість населення» називає працівників філій і представництв іноземних юридичних осіб серед тих, хто працює без дозволу на роботу. Робота в представництві є окремою підставою для посвідки на тимчасове проживання, і для неї подають подання представництва. Детально в статті про посвідку працівника представництва.

Це суттєва різниця з дочірнім ТОВ. Іноземцям, які працюють в українській компанії, навіть повністю належній іноземній групі, дозвіл на роботу потрібен.

Зміни і закриття

Зміни до відомостей про підрозділ реєструють у тому самому реєстрі. Для цього подають заяву, рішення керівника підрозділу чи органу компанії, документ іноземного органу про зміну даних компанії, якщо вони змінилися, і положення в новій редакції. Закриття підрозділу теж реєструють у реєстрі, і після цього знімають його з обліку в податковій.

Для працівників-іноземців закриття представництва означає втрату підстави для посвідки. Тому закриття варто планувати разом з питанням, на якій підставі працівники житимуть в Україні далі.

Досвід юриста

Найчастіше іноземні компанії приходять з інструкціями про реєстрацію представництва в міністерстві, які діяли до 2023 року. Перше, що ми пояснюємо, це новий порядок через Єдиний державний реєстр і обмеження щодо особи, яка подає документи.

Друга порада стосується документів головної компанії. Витяг з реєстру, рішення і довіреності готують за кордоном, тому їх варто замовити і апостилювати одночасно. Тоді витяг не втратить свіжості, поки готуються інші документи.

Якщо плануєте представництво в Україні, на консультації з міграційного права ми розберемо реєстрацію і посвідки для працівників.

Часті запитання